Es ist eine Krux: Jeder spricht von datenbasierten Entscheidungen, aber in der Praxis ist das oft schwer umsetzbar. Das Hauptproblem ist, dass Daten häufig in unterschiedlichen Silos abgelegt und nicht ganzheitlich betrachtet werden. Teilweise müssen daher mehrere Systeme bedient werden, um sie einsehen zu können. Single Point of Truth? Fehlanzeige. Von den üblichen Diskrepanzen zwischen verschiedenen Teams und Verantwortungsbereichen ganz zu schweigen. Wenn beispielsweise das Marketing den Umweg über die IT gehen muss, um Website-Daten und Analytics Insights einzusehen, sorgt das dafür, dass beide Teams ausgebremst werden und nicht flexibel arbeiten können. Hinzukommen Fachkräftemangel, enge Budgets und immer mehr Zeitdruck: Es ist heutzutage einfach kein Platz mehr für langsame oder falsche Entscheidungen – und die sollten auf Daten basieren und nicht auf dem Bauchgefühl. So wird es eingefordert. Doch keine Sorge: Sie müssen nicht das gesamte Unternehmen auf den Kopf stellen, um datenbasiert bessere Entscheidungen treffen zu können. Optimierte Dashboards können ein gewaltiger Turbo sein.

Gängige Business Intelligence Tools ermöglichen es, Daten aus unterschiedlichen Silos zentral mit Hilfe von Dashboards zu visualisieren und verbessern die Zusammenarbeit – sowohl im Team als auch abteilungsübergreifend.  Außerdem erweitern und präzisieren sie das Reporting. Business Intelligence Tools wie Tableau, Power Bi und Domo sind im Markt weit verbreitet. Auch Google bietet mit Looker Studio (ehemals Google Data Studio) eine eigene BI Lösung an. Solche Tools im Default-Modus zu betreiben, ist ein Schritt in die richtige Richtung. Doch die richtige Power entfaltet ein Dashboard erst, wenn man es optimal auf die Ziele und Bedürfnisse der jeweiligen Nutzer ausrichtet.

Und das ist dringend nötig. Ob Personal, Marketing oder Vertrieb – verschiedene Units haben unterschiedliche Anforderungen. Außerdem besteht die Herausforderung, je nach Szenario und Nutzerrolle die wirklich aussagekräftigen Kennzahlen auszuwählen. Wer sich hier mit dem Standard zufrieden gibt, verschenkt viel Potenzial. Wenn Sie hingegen Dashboards gezielt und anforderungsspezifisch optimieren, können Sie Erfolge genauer messen und somit auch präziser und schneller entscheiden. Schneller entscheiden bedeutet übrigens auch, schneller zu reagieren – und das kann sogar beim Kostensparen helfen, denn Sie sehen sofort, wo Geld verbrannt wird und wo das Budget besser investiert wäre. Im Idealfall gibt das System sogar konkrete Handlungsempfehlungen. In der Praxis zeigt sich immer wieder: Schon kleine Optimierungen am Dashboard können Großes bewirken.

Folgende Tipps helfen Ihnen, aus Ihrem Standard-Tool ein exzellentes Dashboard zu machen:

Es ist verlockend, zuerst auf den Datenberg zu schauen und sich dann zu fragen, was man daraus machen könnte. Aber das ist der falsche Ansatz. Stattdessen sollten Sie für Ihre Optimierungen mit konkreten Zielvorgaben arbeiten. Was ist das Ziel und welche Entscheidungen sind dafür nötig – und welche Analysen müssen somit optimiert werden, um dieses Ziel besser zu erreichen? Sind die nötigen Analysen identifiziert, muss sichergestellt sein, dass die für diese Optimierung nötigen Datenquellen vorhanden und nutzbar sind.

Aber Achtung: Nicht mehr Daten sind das Ziel, sondern die richtigen. Zu viele Daten können aussagekräftige Visualisierungen und klare Entscheidungen gleichermaßen erschweren. Schärfen Sie Ihre Ziele und die dafür nötigen Reports, und gehen Sie dabei strukturiert vor. Bedenken Sie, dass Dashboards zielgruppenspezifisch angepasst werden müssen. Operative Nutzer benötigen eher tiefgehende und granulare Daten, Geschäftsführer hingegen eher oberflächlichere Daten. Besonders erfolgversprechend ist ein iteratives Optimieren in kleinen Schritten – Team für Team, Abteilung für Abteilung.

Ein gutes Dashboard muss nicht nur einfach zu bedienen sein, sondern auch optimal performen. Leistung und Geschwindigkeit können mitunter schon mit wenigen Einstellungen gesteigert werden. Zunächst sollten Sie das Reporting und die zugrunde liegenden Messdaten auf den Prüfstand stellen: Welche Kennzahlen müssen wirklich im Report aufgeführt werden? Welche sind wenig zielführend? Insbesondere sollten Sie überprüfen, ob wirklich alle Daten eine Visualisierung benötigen. Wenn Sie hier unnötige Informationen aussieben, können Sie Ladezeiten verringern und Speicherkapazitäten einsparen. Aber Achtung: Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt: Falsche Daten führen zu falschen Schlüssen und somit zu falschen Entscheidungen.

Ein gern genommener Fallstrick ist in diesem Zusammenhang, keine Kennzahlen zu betrachten, sondern lediglich viele Messwerte. Doch erst Kennzahlen können Zustände und Vorgänge quantifizieren, da sie Messwerte in Bezug zu anderen Daten oder Prozessen setzen. Für eine Entscheidungsfindung sind insbesondere die KPI (Key Performance Indicators) relevant – also entscheidende Kennzahlen, welche die kritischen Erfolgsfaktoren widerspiegeln, die für eine bestimmte Zielsetzung nötig sind. Management Dashboards sollten sich auf diese beschränken. Idealerweise gibt es im Unternehmen bereits ein einheitliches Verständnis, mit welchem Dashboard KPI welches Ziel gemessen wird. Falls nicht, sollte ein KPI Framework der Dashboard-Optimierung voraus gehen.

Um aussagekräftige Visualisierungen auf das Dashboard zu zaubern, sollten Sie mit Ebenen und Hierarchien arbeiten. Über clevere Drill-Down-Menüs können Sie ausgehend von einer Gesamtansicht dann detaillierte Einblicke erhalten, indem Sie – oder Ihre Teammitglieder – sich in Ergebnisse „hineinzoomen“. Generell hat sich für den Aufbau der Visualisierungen die „2-20-200“-Regel bewährt: In den ersten zwei Sekunden muss sich beim Blick auf ein Dashboard die Gesamtsituation erschließen. Läuft es gut oder besteht Handlungsbedarf? In den folgenden 20 Sekunden hat man Gelegenheit, genauer hinzuschauen: Welche Entwicklungen sind für das Gesamtbild verantwortlich? Anschließend geht es in einen 200-Sekunden-Deep-Dive, in dem man den Ursachen im wahrsten Sinne des Wortes auf den Grund gehen kann. Mit gezielten Abfragen und Filtern lässt sich nun nach den Gründen der aktuellen Entwicklung forschen.

Um aussagekräftig zu visualisieren, ist es außerdem wichtig, die Ergebnisse in einen Kontext zu setzen. Wie ist diese Grafik zu bewerten? Etablieren Sie daher Vergleiche – zu einem früheren Zeitraum, einem gesteckten Ziel oder einem branchenüblichen Benchmark. Passende Diagrammtypen und eine deutlich unterscheidbare Farbgestaltung sollten dabei selbstverständlich sein. Potenzielle Probleme oder Anomalien sollten Sie automatisch sichtbar machen, beispielsweise indem Sie automatisierte Warnhinweise anlegen, beziehungsweise überdurchschnittliche oder unterdurchschnittliche Ergebnisse automatisch hervorheben lassen. Kommentarfunktionen können helfen, um im Team Ergebnisse schneller richtig zu interpretieren.

Controlling war gestern, Teamgeist ist heute: Ein Dashboard sollte den Teamgeist unterstützen. Wenn Dashboards von mehreren Personen genutzt werden, ist es umso wichtiger, dass die Auswertungen allgemein verständlich und möglichst auf einen Blick erfassbar sind. Hier ist es ratsam, zu den aktuellen Auswertungen passende Vergleiche oder Kontexte bereitzustellen, die auf das Team motivierend wirken.

Ebenso sollten Sie Ihr Team mit den Zahlen und Diagrammen nicht allein lassen, sondern „an die Hand nehmen“ – am besten mit konkreten Handlungsempfehlungen. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, für KPI Schwellenwerte zu definieren, um Abstufungen zu visualisieren und nicht sofort „Alarm auszulösen“. Für solche abgestuften Anzeigen lassen sich im Vorfeld ebenfalls entsprechende Handlungsempfehlungen definieren, die dann automatisiert ausgespielt werden.

Die ultimative Performance-Stufe zünden Sie mit cloudbasierten Dashboards und automatisierten Datenströmen. Damit bleiben Sie quasi in Echtzeit up-to-date. Die Datensammlung erfolgt vollautomatisch über entsprechende APIs, gespeichert werden die Daten in einem zentralen Data Lake. Um Reports und Dashboards weiter zu personalisieren, lassen sich weitere Tools problemlos einbinden. Das initiale technische Setup sollten erfahrene Data Engineering Experten für Sie übernehmen, die anschließende Handhabung ist wie gewohnt bequem in Eigenregie möglich.

Auf diese Weise automatisierte Dashboards sorgen für beträchtliche Zeitersparnisse und benötigen weniger Man-Power – in Zeiten des Fachkräftemangels kein unerheblicher Aspekt. Auch die Fehlerquote wird damit auf ein Minimum reduziert. Auf wechselnde Anforderungen können Sie mit automatisierten Dashboards besonders gut reagieren, egal ob sich zum Beispiel Datenströme ändern oder Zeitintervalle angepasst werden sollen. Weitere Informationen zum Ablauf der Anbindung, sowie der Funktionsweise der cloudbasierten Dashboard-Automatisierung, finden Sie in diesem Blog-Beitrag.

Übrigens: Eine exzellente Reporting-Struktur aufzuziehen ist nicht einfach. Und selbst wenn diese bereits aufgebaut wurde, ist die Entwicklung nie ganz abgeschlossen. Daher ist es wichtig, eine Dashboard-Optimierung auch kontinuierlich im Blick zu haben. Welche Auswertungen wurden im vergangenen Zeitraum wirklich genutzt? Welche Datenquellen sind jetzt neu verfügbar? Wo fehlen noch Informationen? Wenn Sie in regelmäßigen Abständen – zum Beispiel alle sechs Monate – genutzte Datenquellen, Informationen und Schnittstellen mit Ihren aktuellen Zielsetzungen abgleichen, haben Sie gute Chancen, jederzeit mit Hilfe eines exzellenten Dashboards bessere Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig etablieren Sie damit einen nachhaltigen Prozess, mit dem Sie Optimierungspotenziale zu jedem Zeitpunkt auf einen Blick erkennen.

Eine exzellente Reporting-Struktur aufzuziehen ist nicht einfach. Und selbst wenn diese bereits aufgebaut wurde, ist die Entwicklung nie ganz abgeschlossen. Daher ist es wichtig, eine Dashboard-Optimierung auch kontinuierlich im Blick zu haben. Welche Auswertungen wurden im vergangenen Zeitraum wirklich genutzt? Welche Datenquellen sind jetzt neu verfügbar? Wo fehlen noch Informationen? Wenn Sie in regelmäßigen Abständen – zum Beispiel alle sechs Monate – genutzte Datenquellen, Informationen und Schnittstellen mit Ihren aktuellen Zielsetzungen abgleichen, haben Sie gute Chancen, jederzeit mit Hilfe eines exzellenten Dashboards bessere Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig etablieren Sie damit einen nachhaltigen Prozess, mit dem Sie Optimierungspotenziale zu jedem Zeitpunkt auf einen Blick erkennen.